Manajemen Keuangan harus diketahui oleh Pihak yg terlibat – Caritas Indonesia – KARINA

Manajemen Keuangan harus diketahui oleh Pihak yg terlibat

23/10/2012
Karina - Caritas Indonesia

Karina - Caritas IndonesiaManajemen Keuangan sangat penting dalam kegiatan humanitarian manapun, termasuk tanggap darurat. Kita menggunakan sumber daya (dana, tenaga, jaringan, barang, jasa) yang melibatkan banyak pihak dan kita bertanggungjawab untuk menjelaskan kepada mereka yang menyediakanny.  Bahwa  apa yang  mereka punyai bisa membantu orang lain. Bentuknya apa, berapa banyak yang bisa dibantu dan di mana saja.

1. Seberapa penting Manajemen Keuangan dalam merespon bencana? Apa alasannya?

Manajemen Keuangan sangat penting dalam kegiatan humanitarian manapun, termasuk tanggap darurat. Kita menggunakan sumber daya (dana, tenaga, jaringan, barang, jasa) yang melibatkan banyak pihak dan kita bertanggungjawab untuk menjelaskan kepada mereka yang menyediakanny.  Bahwa  apa yang  mereka punyai bisa membantu orang lain. Bentuknya apa, berapa banyak yang bisa dibantu dan di mana saja.

Tanggap darurat, apalagi berskala besar, membutuhkan dana dalam jumlah besar untuk mendukung berjalannya misi tersebut.  Acapkali menjadi sorotan adalah bagaimana kita mengelola dana yang sangat besar itu demi membantu orang-orang yang terdampak sesuai dengan kebutuhannya.

Tidak jarang kebocoran terjadi selama pengelolaan lalu lintas penggunaan dana ini, baik yang tidak disengaja (karena memang sifat situasi darurat yang biasanya  tidak teratur), masalah kapasitas, ataupun karena ada yang melihat itu sebagai kesempatanmemperkaya diri dalam situasi  serba tidak tentu itu.

Kinerja kita sebagai organisasi pelayanan kemanusiaan tidak hanya dinilai dari berapa banyak sudah terbantu atau berapa banyak barang terbeli dan te distribusikan. Tapi juga dinilai oleh seberapa baik kita dalam mengelola sumber daya yang kita terima. Paling tidak nilai yang kita terima sepadan dengan yang kita berikan kepada mereka yang terdampak.

2. Bagaimana tim ERP Karina berupaya menerapkan transparansi & akuntabilitas saat merespon bencana?

We hold ourselves accountable to both those we seek to assist and those from whom we accept resources (Kami menganggap diri kami akuntabel baik kepada mereka yang kami upayakan untuk dibantu maupun mereka yang memberikan sumberdaya kepada kami).  

Tim ERP Karina menjunjung tinggi Code of Conduct no 9 itu, ia menjadi pedoman kami dan kami tuangkan ke dalam SOP Tanggap Darurat Karina. Saat ini SOP Tanggap Darurat ini sedang direvisi untuk kali kedua.

Dalam tanggap darurat, rencana dan kebutuhan tidak disusun oleh tim Karina KWI saja, tapi melibatkan tim dari keuskupan. Setiap  kegiatan Karina, baik tanggap darurat maupun kesiapsiagaan, pasti akan dilaporkan, baik kegiatannya maupun pengelolaan keuangannya.
Dalam pelaporan ini, dokumen-dokumen pendukung harus ada, seperti penerima bantuan, list barang masuk dan keluar, hasil kajian, bukti transaksi dan dokumentasi audio/visual. Ini untuk menunjukkan bahwa setiap hal yang kita lakukan bisa dijustifikasi dan dicek silang.

Tim ERP pun pernah mengangkat soal Manajemen Keuangan pada Situasi Darurat dalam ER Network Forum II tahun 2009 yang lalu.

3. Adakah pengalaman menarik selama ini terkait dengan pertanyaan tadi?

Sesudah tanggap darurat di Padang selesai, awal tahun 2010 lalu ada perwakilan donor datang untuk mengecek dokumen dan laporan. Sesudah tanya jawab soal tanggap darurat, donor ini bertanya apakah dokumennya bisa dilihat untuk konfirmasi?
Saya jawab ‘ada’.
Kemudian dia bertanya ‘kamu yakin?’
Saya kaget dan bertanya balik ‘memangnya kenapa?’

Kemudian dia menjelaskan bahwa dari pengalaman selama dia bekerja, ada mitra  yang mengatakan punya dokumen tapi sebetulnya tidak. Mereka berusaha meyakinkan bahwa dokumen tersebut memang ada tapi sambil memberi alasan macam-macam: dibawa oleh si anu atau mungkin terselip atau lupa disimpan di mana tapi betul ada, tapi juga tidak bisa menunjukkan dokumen itu.

4. Sepanjang pengalaman Mas Ari, apakah donor juga sangat menekankan hal transparansi & akuntabilitas? apakah ini menjadi  beban tersendiri?

Donor sangat menekankan soal transparansi dan akuntabilitas. Sebenarnya tidak bisa dibilang sebagai beban. Karena dua hal tersebut merupakan kewajiban (kalau bukan sebagai konsekuensi) disaat kita memutuskan untuk menjalankan sebuah proyek dengan dukungan donor, baik di saat tanggap darurat atau bukan.

Kepercayaan juga menjadi isu penting di sini. Transparansi dan akuntabilitas merupakan indikator penting dalam hubungan kerjasama Karina, bukan hanya dengan donor tapi juga dengan Caritas-caritas Keuskupan. Kalau ada kesalahan satu atau dua kali biasanya masih bisa dimaklumi. Tapi kalau sudah berkali-kali mengulangi kesalahan sama, pasti harus diperbaiki karena implikasi jangka panjangnya nanti kurang baik bagi yang bersangkutan sendiri.

5. Bagaimana Mas Ari melihat manajemen keuangan; perencanaan, pelaksaan dan pelaporan ini dalam keseharian jaringan Caritas di Indonesia?

Pekerjaan Rumah kita masih banyak karena masih banyak yang harus dibenahi dan ditingkatkan. Namun, bisa dibilang ada perubahan ke arah yang lebih baik mengingat sudah banyak kegiatan bersama dalam jaringan Caritas di Indonesia dan ini mempercepat proses penguatan kapasitas di bidang manajemen keuangan. Pengalaman mengerjakan langsung pasti akan selalu diingat.

Permasalahan yang sering muncul adalah soal format karena setiap organisasi punya format dan kebijakan keuangan sendiri. Pertanyaan ‘mau ikut format yang mana?’ selalu muncul. Padahal yang menjadi inti adalah memastikan elemen-elemen dasar ada di dalam format-format itu. Tidak masalah bentuknya bagaimana.

Pembelajaran kita dalam manajemen keuangan sudah cukup banyak dan beragam tapi kadang kita masih mengulangi kesalahan yang sama. Manajemen keuangan bukan hanya soal menuliskan angka di kolom tapi juga menyangkut alasan di balik penulisan angka tersebut (kenapa memilih angka itu dan kenapa besarnya itu) juga soal konsistensi kita dalam melakukan apa yang sudah kita tuliskan. Angka yang kita tuliskan bukan milik kita saja tapi juga semua unit yang bekerja bersama untuk mewujudkannya. Ada satu perubahan kecil saja akan mempengaruhi kinerja orang lain, apalagi tanpa komunikasi.

6. Manfaat apa yang didapat setelah Mas Ari mengikuti workshop manajemen keuangan di Jambu Luwuk kemarin?

Pengetahuan tentang Manajemen Keuangan tidak terbatas pada bagian keuangan atau orang-orang yang dengan latar belakang akuntansi. Soal manajemen keuangan harus diketahui oleh semua orang yang terlibat dalam satu kegiatan sesuai dengan levelnya masing-masing.
Modul FM 1 dan FM 2 disiapkan oleh unit Capacity Building Karina sepertinya bergerak ke arah situ karena pengetahuan dan konsep dasar soal FM penting untuk bagian keuangan dan teman-teman yang bekerja di lapangan.
Setiap individu dan setiap unit mempunyai peran dan kontribusi dalam menentukan arah pengelolaan keuangan dan transparansi serta akuntabiltas organisasi.

Perbincangan singkat bersama Aribowo Nugroho, Staf  Emergency Response and Preparedness Unit, Karina

Share

Bantuan kasih dapat disalurkan melalui :

 

Yayasan KARINA

Jl. Matraman No. 31
Kelurahan Kebon Manggis
Kecamatan Matraman
Jakarta Timur, 13150
Telp : (+62-21) 8590 6534, 8590 6540
Fax : (+62-21) 8590 6763
Email : info@karina.or.id
Facebook : Caritas Indonesia-KARINA
Twitter : @Caritas_ID

 

Informasi account:

Bank BCA
Account No : 288-308-0599
Atas nama : YAY KARINA
Cabang: Puri Indah, Jakarta