Berawal dengan Kegembiraan, Berakhir dengan Komitmen – Caritas Indonesia – KARINA

Berawal dengan Kegembiraan, Berakhir dengan Komitmen

23/10/2012
Karina - Caritas Indonesia

Karina - Caritas IndonesiaBapak-Bapak, Ibu-Ibu, Siapa yang punya anak bilang aku… Aku yang sedang malu sama teman-temanku, karena hanya diriku yang tak laku-laku… – Iringan lagu pop berirama dangdut itu menemani perjalanan para wakil keuskupan dari gedung KWI, Jakarta menuju Rumah Jambu Luwuk, Tapos, Bogor, Jawa Barat. Sopir bus tampaknya ingin menghibur para penumpangnya yang lelah dan mengantuk.

Perjalanan pada Rabu 4 Agustus 2009 tersebut merupakan perjalanan melelahkan bagi sebagian orang. Mereka meninggalkan daerahnya masing-masing, di ujung Barat Indonesia hingga ujung Timur, menuju Jakarta dan melanjutkan ke Bogor. Tak heran, wajah mereka tampak kuyu dan kurang bersemangat. Syukurlah, bus tiba di tujuan tanpa hambatan yang berarti. Sebanyak 25 orang perwakilan dari 25 keuskupan tiba dengan selamat. Emergency Response Network Forum II siap dimulai.

Sebuah Awal yang Gembira
Tak kenal maka tak sayang. Itulah sebabnya, perkenalan menjadi kegiatan yang mengawali ER Network Forum II. Perkenalan dilakukan dengan santai dan gembira lewat permainan lempar-tangkap bola. Tawa dan canda memenuhi aula pertemuan. Rasa lelah para partisipan telah hilang. ‘Saya memang ingin Forum II ini berlangsung menyenangkan. Partisipan tidak merasa diburu-buru jadwal dan target. Biarlah semua gembira, tetapi menghasilkan sesuatu,’ tutur Aribowo Nugroho (Ari), Koordinator ERP Karina KWI.

Ari menyampaikan bahwa Forum II merupakan kelanjutan Forum I. Pada Forum I, anggota jaringan ER telah bersama-sama menyusun mekanisme kerja pemberian bantuan saat tanggap darurat dan membentuk jaringan kerja bersama. Sebuah SOP Tanggap Darurat berhasil dibuat oleh para partisipan pada Forum I. Pada Forum II, partisipan diajak melihat bagaimana standar pengelolaan keuangan yang berlaku dalam jaringan keluarga Karitas dan bagaimana cara mengelola relawan. ‘Kita belum pernah membicarakan relawan secara khusus, padahal relawan merupakan kekuatan kita dalam melakukan respon tanggap darurat,’ kata Ari. ‘Demikian gambaran proses yang akan kita jalani dalam Forum II ini. Selamat malam, selamat beristirahat,’ ujar Ari menutup sesi pengantar di malam itu. Semua yang hadir pun dipersilakan beristirahat agar esok bersemangat memulai hari.

Prosedur Keuangan: Tidak Ada Jalan Pintas!
Hari baru dimulai. Ungkapan syukur dipersembahkan dalam misa yang dipimpin Stephanus Sumardi,Pr dari Tanjung Selor, Kalimantan Timur. Sebuah sarapan rohani sebelum memulai proses.

ER Network Forum II berlanjut dengan membahas manajemen keuangan. Lyta Peranginangin, Koordinator Penguatan Kapasitas dalam Manajemen Keuangan Karina KWI, membantu partisipan untuk memahami manajemen keuangan yang berlaku. Partisipan diajak melihat apa pentingnya manajemen keuangan, komponen dalam manajemen keuangan, prinsip manajemen keuangan lembaga nirlaba, serta membuat perencanaan anggaran dan pembuatan laporan keuangan.

“Adakah yang belum pernah merancang anggaran keuangan?’ tanya Lyta. Beberapa partisipan mengaku belum pernah. Rupanya, di ER Forum II-lah pengalaman pertama mereka merancang anggaran keuangan!

Lyta menyajikan materi, mengajak partisipan bermain, berdiskusi dan simulasi praktik manajemen keuangan dalam situasi darurat. Pertanyaan, perdebatan dan diskusi terjadi saat pembahasan rencana keuangan dan laporan keuangan saat situasi darurat.

“Pada saat darurat, sulit untuk kita mengikuti prosedur keuangan. Apakah tidak ada prosedur yang bisa ditoleransi?’ tanya Fransedes Simamora dari Medan. ‘Tidak ada toleransi. Tidak ada jalan pintas,’ tandas Lyta tegas. Yang dapat ditoleransi bukanlah prosedur keuangannya, melainkan bentuk dari dokumen keuangannya. Misalnya, kwitansi atau bukti pembayaran saat situasi darurat dapat ditulis pada kertas pembungkus rokok. Ari menambahkan, ‘Yang dapat kita potong jalurnya bukanlah prosedur keuangan, melainkan birokrasinya.’ Lebih lanjut, Ari menjelaskan bahwa respon tanggap darurat merupakan prioritas, sehingga pengurusan birokrasi terkait keuangan dapat dipersingkat.

Malam menghampiri, para partisipan sudah terlihat lelah, bosan, mengantuk bahkan ada yang kurang enak badan. Wajar saja, topik yang dibahas cukup berat, ditambah lagi perbedaan suhu dan waktu yang dirasakan rekan-rekan dari Indonesia Timur. Tim Karina KWI pun memutuskan proses dipercepat sehingga partisipan dapat segera beristirahat. Semoga sehat dan segar kembali!

Sepakat: Siapa itu Relawan?
Lagi-lagi, pagi yang indah di Rumah Jambu Luwuk. Partisipan kembali berkumpul, kali ini untuk membahas relawan. Tim Karina KWI mengajak partisipan untuk merefleksikan keberadaan relawan dengan permainan sederhana, dengan dibantu oleh Sulistyaningtyas Yudono (Ibu Tyas) dari Purwokerto.

Refleksi diperkuat dengan tampilan video pengalaman relawan keuskupan Surabaya, saat mengevakuasi korban tenggelam. Hanny Hendra Wardhana (Hanny) dari Surabaya melemparkan pertanyaan kritis, siapakah relawan? Secara aktif, partisipan urun rembuk untuk menemukan definisi dan batasan relawan dalam keluarga Karina. Diskusi dalam kelompok dan forum besar berlangsung serius, sekaligus penuh canda.

Sepakat! Para partisipan akhirnya mencapai kata sepakat dalam mendefinisikan siapa itu relawan dan perbedaannya dengan staf. Kesepakatan ini penting karena batasan relawan merupakan landasan dalam pengelolaan relawan. Selanjutnya, setiap partisipan melihat kembali adakah kebutuhan akan relawan di keuskupannya.

Proses semakin kaya ketika Ferdinand dari Walhi berbagi pengalamannya dalam mengelola relawan Walhi. Ia memaparkan siklus manajemen relawan, mulai dari pengembangan tugas hingga evaluasi tugas relawan. Meski metode yang dipakai ‘standar’, partisipan tampak antusias melakukan tanya jawab kepada Ferdinand. ‘Keberadaan relawan harus berdasarkan kebutuhan organisasi,’ kata Ferdinand. Bila organisasi memang membutuhkan, organisasi perlu membuat kebijakan tentang relawan yang didukung oleh dewan pengurus. Ferdinand juga mengingatkan agar tugas relawan dibuat dengan jelas, agar ‘jangan sampai relawan dimanfaatkan untuk mengerjakan tugas yang sebetulnya bukan tugas relawan.

Apa Lagi Selanjutnya?
Forum II bukan hanya forum kumpul-kumpul tanpa hasil. Seluruh partisipan sepakat untuk menghasilkan panduan manajemen keuangan di saat darurat dan panduan manajemen relawan. Karina KWI telah menyanggupi untuk menyusun panduan manajemen keuangan. Untuk panduan manajemen relawan, Karina KWI bekerja bersama para perwakilan keuskupan Medan, Sibolga, Purwokerto, Semarang, Surabaya, Makassar yang hadir pada Forum II ini. Kedua panduan ini disepakati akan selesai sebelum akhir tahun 2009. Selamat bekerja!

Share

Bantuan kasih dapat disalurkan melalui :

 

Yayasan KARINA

Jl. Matraman No. 31
Kelurahan Kebon Manggis
Kecamatan Matraman
Jakarta Timur, 13150
Telp : (+62-21) 8590 6534, 8590 6540
Fax : (+62-21) 8590 6763
Email : info@karina.or.id
Facebook : Caritas Indonesia-KARINA
Twitter : @Caritas_ID

 

Informasi account:

Bank BCA
Account No : 288-308-0599
Atas nama : YAY KARINA
Cabang: Puri Indah, Jakarta