13 May [VACANCY]: Administrative Support Officer

KERANGKA ACUAN KEGIATAN REKRUTMEN

RISALAH

Caritas Indonesia (Yayasan KARINA) adalah Lembaga Pelayanan Kemanusiaan milik Konferensi Waligereja Indonesia (KWI) dan anggota Konfederasi Caritas Internationalis. Didirikan pada tahun 2006, Caritas Indonesia saat ini menjalankan program dan kegiatan berdasarkan Rencana Strategis tahun 2018-2022. Adapun program dan pelayanan yang saat ini dijalankan adalah Program Tanggap Darurat dan Pengurangan Risiko Bencana (ER-DRR) dan Program Pendampingan Keuskupan (Diocesan Accompaniment).

Caritas Indonesia menerima mandat dari KWI untuk memerankan fungsi animasi, koordinasi dan fasilitasi bagi seluruh Caritas Keuskupan dan Lembaga Sosio-Pastoral Keuskupan di seluruh Indonesia. Dalam menjalankan perannya Caritas Indonesia mengikuti standar dari Managemen Caritas Internasionalis (CI) dalam membantu gerakan sosial Gereja Katolik Indonesia untuk mengurangi kemiskinan dan ketidakadilan dengan melayani penuh cinta kasih, mengurangi dampak krisis kemanusiaan dengan meningkatkan respon dan juga kesiapsiagaan bencana, memberdayakan komunitas untuk mengurangi kemiskinan dan ketidakadilan, menyuarakan dan mengedukasi masyarkat yang lemah serta terpinggirkan, komunikasi dan publikasi, meningkatkan performa Caritas secara profesional, melibatkan kaum muda dalam mobilitas. Dalam mendukung kinerja Caritas Indonesia dalam melayani 37 Keuskupan di seluruh wilayah Negara Republik Indonesia, diperlukan dukungan dari individu yang berkeinginan dan memiliki jiwa pelayanan bagi kemanusiaan.

Caritas Indonesia membuka lowongan pekerjaan bagi individu yang memiliki motivasi terlibat dalam program kemanusiaan yang disalurkan melalui jabatan sebagai Administrative Support Officer.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

Mendukung seluruh divisi melalui berbagai tugas dukungan administratif untuk memastikan operasional kantor yang efisien dengan uraian sebagai berikut:

• Menangani tugas kantor seperti pengarsipan, membuat laporan dan presentasi, menyiapkan rapat, dan melakukan pengadaan persediaan kebutuhan operasional kantor seperti, ATK dan kebutuhan rumah tangga di kantor
• Menerima dan memastikan kesesuaian tagihan yang diterima serta mengumpulkan kelengkapan dokumen pendukung sesuai dengan kebijakan lembaga
• Membuat dan mengajukan pembayaran atas tagihan dan pembayaran operasional
• Mengelola donasi reguler dan penggalangan dana (perekapan data, pembuatan dan pengiriman surat)
• Mengarsipkan setiap dokumen yang diterima dan yang keluar, dengan baik dan sesuai
• Bertanggung jawab untuk mengajukan dan memelihara dokumen kantor
• Mempersiapkan pertemuan, dokumen, ruangan (offline dan online), konsumsi, ATK dan keperluan pertemuan lainnya
• Membuat pengaturan perjalanan, seperti memesan penerbangan, mobil, dan membuat reservasi hotel untuk perjalanan dinas manajemen, staf dan relawan
• Membuat catatan dan notulen pertemuan dan dilaporkan kepada staf manajemen
• Mengawasi dan melakukan pemesanan stok perlengkapan kantor
• Memproses dan mengarahkan surat dan paket atau pengiriman yang masuk
• Meningkatkan proses administrasi menjadi lebih efisien dan efektif
• Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Atasan langsung dan bersedia melakukan perjalanan dinas jika dibutuhkan.

KUALIFIKASI

• Minimal gelar Sarjana (S1) Administrasi Bisnis atau Manajemen
• Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang administrasi perkantoran
• Memiliki tingkat ketelitian yang tinggi
• Familiar dengan aplikasi/platform desain grafis seperti Canva
• Keterampilan umum dalam komunikasi, bekerja sama dengan tim, jaringan/mitra
• Dapat mengorganisir pekerjaan dengan baik dan bekerja multi-tasking dengan supervisi minim dan tenggat waktu singkat
• Berorientasi hasil dan berperilaku yang positif
• Memahami dan bersedia mentaati kode etik serta mengutamakan penerapan Safeguarding
• Memiliki pengalaman bekerja dalam lingkungan yang multi-budaya
• Memiliki kepekaan yang baik terhadap isu lingkungan dan gender
• Bersedia melakukan perjalanan dinas luar kota intensif dengan durasi travel yang cukup panjang
• Pengalaman di bidang kemanusiaan atau LSM akan lebih diutamakan
• Mahir dalam bahasa Indonesia dan Inggris, termasuk keterampilan menulis dan komunikasi yang baik akan diutamakan
• Mahir menggunakan MS Office (Word, Excel dan PowerPoint) dan Google Docs
• Sehat secara jasmani dan rohani.

PROSEDUR PENDAFTARAN

1. Cover Letter dengan tulisan tangan di atas 1 lembar kertas ukuran A4 (putih polos dan tanpa garis) dan sampaikan poin-poin berikut:

• Pengalaman Anda yang relevan dengan posisi yang dilamar
• Alasan ketertarikan Anda akan posisi yang dilamar
• Ketersediaan tercepat untuk mulai bekerja
• Gaji saat ini/terakhir dan yang diharapkan

2. Resume/CV terbaru
3. Daftar 3 referensi profesional (nama, jabatan, organisasi, hubungan dan nomor kontak)
4. Salinan KTP yang berlaku

—————————————————————————–

Harap kirimkan semua dokumen di atas dalam 1 (satu) email ke

venny@karina.or.id dan dhion@karina.or.id

Subject: Administrative Support Officer – Jakarta

Sebelum hari Minggu, 23 Mei 2021 pukul 17.00 WIB

——————————————————————————–

Hanya kandidat terpilih yang akan dihubungi oleh pihak Caritas. Terima kasih.